COLUMN

운전면허기능시험 중에 ‘돌발’이라는 과정이 있다. 순발력 테스트처럼 갑자기 부저가 울리면 비상등을 누르기만 하면 된다. 저렇게 쉬운 걸 누가 못할까 싶었는데 막상 어려운 주차는 통과하고 비상등 관련 대처를 못해 감점을 받은 경험이 있다. 지나고 나면 이해할 수 없는 실수를 왜 하게 되는 것일까. 긴장 탓이다. 프레젠테이션도 마찬가지이다. 예기치 못한 상황이 발생하면 당황하게 되고, 그때부터는 내가 무슨 말을 했는지 무슨 말을 해야 할지 머리가 하얘진 경험이 한 번쯤은 있을 것이다. 이러한 돌발 상황에 어떻게 대처해야 하는지 대표적인 상황을 살펴보자. --- 프레젠테이션 중 심사위원이 나가는 상황 프레젠테이션 중 심사위원이 나가는 경우는 심심찮게 일어나는 상황이다. 한창 발표하는 도중에 전화벨이 울린다. 물론 심사위원 대부분은 전화벨을 진동이나 무음으로 바꾸어놓는다. 그런데 전화벨이 울릴 때 여러 가지 반응을 보인다. “죄송합니다.”라고 말한 다음 잠깐 나가는 사람이 있다. 혹은 아예 전화를 받으면서 “여보세요. 아, 그래. 잠깐만 기다려봐.”라고 말하면서 나가는 사람도 있다. 그런데 그 사람이 키맨일 확률이 높다. 발표의 흐름이 끊어지면 발표자도 듣는 사람도 집중력이 떨어진다. 이런 상황에서는 어떻게 대처해야 할까. 가장 중요한 점은 키맨이 어떤 페이지에서 전화를 받으러 나갔는지 기억해야 한다는 것이다. 키맨이 바로 들어왔는지 아니면 끝날 무렵 들어왔는지에 따라 다르게 대처해야 한다. 바로 다시 들어왔다면 키맨이 듣지 못한 부분을 마지막에 자연스럽게 언급한다. 예를 들어 키맨이 PPT 17페이지 화면을 설명할 때 나갔다면, 요약하는 순간 “다시 한 번 핵심을 요약해드리면 이런 부분이 저희 회사의 장점이었습니다. 아까 언급한 부분 중 이 부분이었죠.”라고 말하며 자연스럽게 17페이지를 눌러 보여준다. 흐름을 자연스럽게 연결하면서 끊어진 부분의 내용도 전달하자. 뒷부분을 말할 시간이 부족해지면 어떤 부분을 넘기고 클로징으로 갈지도 생각해야 한다. 아울러 키맨이 늦게 들어오면 발표 시간이 부족하기 때문에, 우리의 장점이 정리되어 있는 요약 페이지로 가서 핵심 포인트를 키맨에게 정확하게 전달한다. 키맨이 전화 받으러 밖으로 나가려고 하는데 “빨리 들어오세요.”라고 말할 수 없는 노릇이다. 키맨이 나갈 때의 페이지와 요약 페이지를 꼭 기억한다. 동영상이 갑자기 안 나오는 경우 PPT 자료 중에 동영상 자료가 많다. 물론 발표 전에 동영상을 클릭해서 확인한다. 그런데도 막상 현장에서 동영상이 플레이되지 않을 때도 있다. 종종 경험하는 사례다. 이때 “컴퓨터가 왜 이러지, 아까는 잘 됐는데……. 죄송합니다.”라고 말하면서 PC로 다가가 기기를 조정한다면 준비가 미비하고 성의 없는 프레젠터로 보인다. 이럴 경우에 대비해 컴퓨터의 동영상 플레이어에 영상 파일을 띄워놓고, 발표자가 컨트롤할 수 있는 상황이라면 ‘Alt+Tab’ 버튼을 활용해 바로 화면 전환을 해서 보여주고 다시 발표 화면으로 돌아오는 방법을 준비해둔다. ‘Alt+Tab’ 버튼 실행값을 입력하여 화면을 전환할 수 있는 기능성 포인터도 있으니, 미리 장만하여 손에 익혀놓자. PC 자체에 문제가 생길 수도 있으므로, 미리 가지고 간 노트북으로 재빨리 바꾸어 대처할 수도 있다. 또 다른 방법은 PPT 자료를 만든 담당자와 함께 프레젠테이션에 들어가는 것이다. 프레젠테이션에 보통 3~4명 정도가 함께 들어갈 수 있다. 자료를 만든 사람이 가장 잘 알고 있기에 눈치껏 부탁하면 된다. 자료를 만든 사람이 PC 앞에 앉아 있다가, 동영상 플레이에 순간적으로 문제가 생기면 대처할 수 있다. 정말 당혹스러운 순간에 “왜 안 되는 거지?”라고 말하면서 청중에게 허술한 모습을 보이지 않는다. 무언가를 탓하는 사람으로 비친다. 어차피 벌어진 일이다. 당혹스럽지만 겉으로는 여유 있는 모습을 보이면서 자연스럽게 넘어가도록 한다. 기기상의 문제를 당장 해결하려고 하기보다 차라리 “조금 후에 다시 보도록 하죠”라고 말하면서 위기 상황을 지나가는 것도 좋다. 기계적으로 해결할 것인지, 자연스러운 멘트로 해결할 것인지 생각하자. 돌발 상황을 예측하고 대처 방안까지 미리 계산해두어야 한다. 최선의 방법은 모든 준비를 완벽하게 하는 것이다. 사전에 돌발 상황이 발생하지 않도록 하는 게 가장 좋다. 문제가 커지지 않도록 사전에 준비해두면 다양한 방식으로 해결할 수 있다. 최홍석 이기는PT 대표 입찰PT전문기업 「이기는PT」 대표. 대한민국 명강사 134호인 그는 한국강사협회 상임이사, 한국프레젠테이션협회 이사, ICPI 강사 자격증 심사위원으로도 활발하게 활동 중이다. 박서윤 이기는PT 대표 입찰PT전문기업 「이기는PT」 대표. 프레젠테이션 강사이자 프레젠테이션 월드 칼럼리스트로 프레젠테이션은 물론 보이스 스피치 트레이닝/설득화법/리더십스피치 등 유수의 기업에서 탁월한 강연을 이어가고 있다.