Pyramid Structure (문서 논리 구조화)

좋은 문서의 조건과 Pyramid Structure

바바라 민토가 개발한 Pyramid Structure의 기본 구조는 세 단계이다. 맨 위의 단계는 Governing Thought 또는 메인 메시지라고 하며 작성자가 주장하는 것이나 결론이다. 중간 단계는 Key Line 메시지이며 결론에 도달하게 된 이유를 설명하는 핵심 내용이다. 마지막 단계는 Support 메시지로써 각 키 라인을 지지해 주는 사실 및 자료이다. 즉, 입증하는 객관적인 데이터이다.

 
 

Pyramid Structure를 작성하는 3가지 원칙

좋은 문서의 조건은 3가지이다.

첫째, 결론이 분명하게 나타나야 한다.

둘째, 결론에 도달하게 된 이유나 근거가 명확해야 한다.

셋째, 이유나 근거를 사실 데이터로 입증해야 한다.


Pyramid Structure를 작성하는 3가지 원칙
여기에 Pyramid Structure를 작성하는 3가지 원칙이 있다.
첫째, 피라미드의 최상단에 결론을 먼저 배치한다. 이 원칙이 가장 중요하다. 주장하고 싶은 부분을 명확히 한 다음, 그것을 설득하기 위하여 논리를 체계화하는 것이 Pyramid Structure 이다. 따라서 주장하는 바가 명확하지 않으면 Pyramid Structure로 구조화하기가 어렵다.
상사에게 말이나 문서로 보고할 때 이런 경우가 있다. 상사가 문서를 다 본 후에, 또는 당신의 말을 다 듣고 나서 이렇게 말할 수 있다. “무슨 얘기 하는 거야?”라고. 당신은 나름대로 다 전달했는데 상대가 당신이 전달하는 의미를 모르는 것이다. 왜 그럴까? 당신과 상대와의 정보량 차이 때문이다. 당신은 ‘이렇게 전달하면 상대가 알겠지’라고 하겠지만 상대는 모른다. 그래서 항상 당신이 주장하는 바를 한 문장으로 만들고, 그것을 최상단에 둔 다음에 Pyramid Structure를 만들어야 한다.

둘째, 각 계층의 내용은 하위 계층의 내용들을 요약한 것이다. 즉, 상하간은 주종관계이다.
2단에 있는 Key Line 메시지의 요약이 Governing Thought가 되어야 한다. Support 메시지의 요약이 Key Line 메시지가 되어야 한다.
셋째, 마지막 계층인 Support 메시지 그룹 내에서는 상호 중복되거나 누락되지 않는 MECE가 되어야 한다. 즉, 입증하는 데이터의 누락을 최소화 하고 중복도 적어야 한다.
따라서 Pyramid Structure를 사용하게 되면 좋은 문서의 기본 조건을 갖추게 된다.

 

기획서 전개는 니즈–솔루션–액션플랜이다

Key Line 전개가 문서의 유형이나 특징을 보여준다. 기획서의 큰 전개는 니즈–솔루션–액션플랜이다.
니즈라는 것은 고객이나 회사 또는 사회에서 당신이나 당신의 조직에게 요구하는 것이다. 고객의 니즈가 될 수도 있고, 상사가 원하는 과제일수도 있고, 회사의 문제일 수도 있다. 니즈 안에 들어갈 수 있는 것은 니즈, 배경, 현상, 목표, 방침과의 차이, 문제, 원인 등이 있다.
솔루션은 니즈에 적합한 해결방향이다. 아무리 좋은 솔루션을 가지고 있어도 니즈에 적합하지 않으면 별 소용이 없다. 솔루션에 들어갈 수 있는 항목은 전략방향, 해결방향, 목표, 콘셉트, 해결 방안 등이 있다.
액션 플랜은 솔루션을 실행할 때 어떻게 실행할 것인지 구체적인 활동 계획이다. 액션 플랜에는 실행계획, 장애 요소에 대한 대책, 예산, 기대효과, 당부 사항 등이 포함된다.